LGPD no uso de crachás – Como adequar o da sua empresa
Muito tem se falado sobre a readequação no layout dos crachás utilizados pelas empresas para estar em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O uso da foto, CPF e outros dados têm mesmo a necessidade de estarem contidos nos cartões?
Os crachás dos colaboradores desempenham um papel essencial na identificação e segurança dentro das organizações, no entanto, para a segurança dos dados de quem utiliza os crachás e também para evitar grandes danos às empresas, é preciso tomar cuidado com a exposição desnecessária de informações nesse objeto de identificação.
Neste artigo, exploraremos como a LGPD impacta o uso de crachás, destacando a importância de aderir aos princípios da necessidade, consentimento e finalidade.
LGPD – Protegendo a privacidade dos colaboradores
A LGPD, estabelecida na Lei 13.709 de 2018, entrou em vigor em setembro de 2020, no entanto, as sanções estabelecidas foram aplicadas apenas a partir de agosto de 2021.
A LGPD serve como um mecanismo de proteção dos direitos de privacidade dos indivíduos e impõe responsabilidades às empresas que coletam e processam dados pessoais.
O cumprimento da LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade para as empresas agregarem valor à sua marca e produtos. A conformidade com a LGPD gera confiança entre os clientes e colaboradores, demonstrando um compromisso com a proteção dos dados pessoais.
Por isso a questão dos crachás emerge, afinal eles contêm dados dos funcionários e merecem o tratamento adequado. Assim como na coleta de dados para qualquer finalidade, os crachás devem seguir o princípio da minimização de dados, finalidade e consentimento.
Isso significa que todos os dados que forem coletados devem, necessariamente, ter o consentimento do titular e apenas as informações estritamente úteis para a finalidade pretendida devem constar no crachá. Coletar mais dados do que o necessário, sem uma finalidade legítima, não é permitido pela LGPD.
Cumprimento da LGPD, na prática
A conformidade com a LGPD não apenas evita multas, mas também reforça a confiança dos clientes e colaboradores nas empresas. Portanto, é essencial revisar e ajustar os crachás de acordo com os princípios estabelecidos pela lei.
Mas, na prática, muitas empresas ainda não se adequaram à Lei Geral de Proteção de Dados ou sequer compreendem completamente do que se trata essa legislação.
Isso representa um grande desafio, pois a LGPD estabelece diretrizes rigorosas para a coleta, armazenamento e processamento de dados pessoais, incluindo informações presentes nos crachás de identificação dos colaboradores. A não conformidade com a lei pode resultar em consequências significativas para as empresas.
Além das possíveis multas – que mencionaremos mais a frente -, as organizações que negligenciam a proteção dos dados pessoais de seus funcionários e clientes correm o risco de perder algo ainda mais valioso: a confiança.
A perda de confiança do público é uma das consequências mais difíceis de mensurar. Uma violação da LGPD pode manchar a reputação da empresa e afastar clientes e parceiros comerciais.
Empresas que não protegem adequadamente os dados pessoais podem, inclusive, perder clientes que buscam empresas mais comprometidas com a privacidade. Além disso, parceiros comerciais podem hesitar em fazer negócios com organizações que não estão em conformidade com a legislação.
Portanto, é crucial que as empresas tomem medidas proativas para se adequarem à LGPD. Isso inclui revisar e ajustar os crachás de identificação para garantir a conformidade com os princípios estabelecidos pela lei, como o consentimento adequado, a minimização de dados e a segurança das informações pessoais. Essas ações não são apenas uma obrigação legal, mas também uma maneira de proteger a reputação e o futuro dos negócios.
Sanções da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece sanções que merecem atenção. Empresas que não cumprirem as disposições da lei estão sujeitas a multas que podem ser substanciais, podendo chegar a até 2% do faturamento anual da empresa, com um limite máximo de 50 milhões de reais. Além disso, a lei prevê o bloqueio dos dados como medida adicional. Essas penalidades podem ter um impacto profundamente significativo nas finanças da organização.
No entanto, as implicações da não conformidade vão além das multas e do bloqueio de dados: as empresas também enfrentam o risco de ações judiciais movidas por clientes ou colaboradores cujos dados pessoais tenham sido comprometidos devido à falta de conformidade com a lei.
Um simples crachá não adequado à LGPD pode resultar em custos legais substanciais e danos adicionais à reputação da empresa.
Princípio da necessidade dos dados nos crachás
O princípio da necessidade é fundamental quando se trata de coletar dados pessoais para uso em crachás. Isso significa que a coleta de dados deve ser baseada na necessidade real de uso dessas informações. Se um dado não for relevante para a finalidade do crachá, ele não deve ser incluído.
Os crachás podem servir para identificar um funcionário como membro da equipe da empresa ou para permitir o acesso a áreas restritas. Eles garantem que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às instalações da empresa, o que ajuda a proteger contra intrusos não autorizados. Portanto, as informações contidas no objeto de identificação devem estar estritamente relacionadas a essas finalidades.
Isso vale para todas as funções salvo uma categoria especial, os operadores de empilhadeiras, que podem estar sujeitos a regulamentações adicionais, como prevê a Norma Regulamentadora 11 (NR 11). Essas normas podem estabelecer requisitos específicos para a identificação e crachás desses colaboradores, o que deve ser observado pelas empresas.
É importante destacar que se houver informações desnecessárias ou sensíveis nos crachás e um funcionário perder seu crachá, existe o risco de esses dados serem usados indevidamente. Isso pode levar a incidentes de segurança, sem contar que as violações da LGPD poderão acarretar grandes problemas para a empresa também.
Tratamento de dados sensíveis e discriminatórios
Os dados sensíveis são dados cujo tratamento pode predispor a discriminação do seu titular. Ao falar dos meios de identificação pessoal, devemos ressaltar alguns pontos importantes.
Muitas empresas preferem substituir o uso de crachás por biometria, a fim de facilitar a entrada ou inovar. O que muitas não sabem é que a biometria é considerada um dado sensível pela LGPD. Portanto, sua utilização deve ser feita com autorização explícita dos colaboradores e apenas para a finalidade de registro de ponto, por exemplo.
O vazamento de dados sensíveis pode ser ainda mais prejudicial às empresas do que os dados pessoais comuns.
O crachá, por sua vez, quando de acordo com a LGPD, pode apresentar menos riscos. Mas, de qualquer forma, deve haver cuidado no tratamento desses dados.
É importante frisar que a LGPD permite o tratamento de dados pessoais sensíveis quando há consentimento do titular, ou em casos de exceções previstas na lei, como para fins de saúde, segurança pública, defesa nacional, entre outros.
Mas, de forma resumida, quanto menos informação no crachá, melhor. Por exemplo, se o crachá possuir a finalidade de liberar a entrada e identificar a pessoa, o crachá deve conter apenas o código necessário para a liberação e o nome do titular.
A foto, pode ser considerada um dado sensível quando contêm informações sobre a origem étnica, a orientação sexual, a saúde, entre outros dados que se relacionem a aspectos sensíveis de uma pessoa. Mas, de qualquer forma, o uso da foto em crachá deve ser consentido.
Consultoria especializada e fornecedores de crachás
Ao contratar um fornecedor de crachás, é crucial garantir que eles sigam práticas adequadas de tratamento de dados pessoais, mantendo a segurança e a privacidade das informações dos colaboradores.
Essa escolha cuidadosa pode ser tão importante quanto o próprio design do crachá, garantindo que a tratativa de dados seja realizada de forma adequada e segura.
A Exxpress Crachás compreende a importância da conformidade com a LGPD e se dedica a fornecer soluções de crachás que não apenas atendem às necessidades de identificação da sua empresa, mas também respeitam rigorosamente as diretrizes de privacidade estabelecidas pela legislação.
Com anos de experiência e um compromisso sólido com a segurança de dados, estamos aqui para ajudar sua organização a manter a conformidade, proteger a confiança dos colaboradores e clientes, e, ao mesmo tempo, oferecer crachás de alta qualidade que representam a identidade da sua empresa. Entre em contato conosco para saber mais!
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